會議籌備方案(15篇)
為了確保事情或工作扎實開展，常常需要預先準備方案，方案是闡明行動的時間，地點，目的，預期效果，預算及方法等的書面計劃。那么問題來了，方案應該怎么寫？以下是小編為大家收集的會議籌備方案，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
會議籌備方案1
近年來，中國各類企業紛紛發展壯大，為中國經濟的高速發展作出了不可磨滅的貢獻，知名企業如海爾、聯想、娃哈哈等大型企業，走出國門，彰顯中國式經營理念，成為各類企業的領頭羊；一些中小型企業也呈現良好的發展勢頭。這些企業在經營過程中積累了豐富的`經驗，開創了自己獨特的經營理念和發展模式，為了給各國優秀企業高層提供交流經驗的平臺，也為了加強中外企業之間的感情，中國企業聯合會和企業家協會特主辦“優秀企業成功經驗高層研討會”，邀請各中外知名企業董事長、總經理、高級管理人員以及一些知名專家和學者出席會議，共同探討“企業管理本質、新經濟與企業戰略”等共同關注的`議題。
一、會議名稱：
20xx年優秀企業成功經驗高層研討會
二、會議時間：
20xx年5月20日到23日，為期4天
三、會議地點：
xx會展中心
四、會議議題：
企業管理本質、新經濟與企業戰略
五、出席人員（預計規模在150人左右）
主要包括：
1、中國企業聯合會會長
2、企業家協會會長。
3、xx傳播有限公司總經理
4、xx公司中國區代表
5、摩托羅拉公司中國區代表
6、海爾公司的高層領導
7、珠海市政府副秘書長
8、知名專家和學者
9、中直、省直、市直新聞媒體（國內各大網站、經濟雜志、省直、市直主流媒體）
10、其他社會各界相關人士
六、會議日程安排：
會議日程安排表。
會議經費預算表
金額單位：元
會議名稱
主辦單位
會議時間
會議地點
參會人數優秀企業高層經驗研討會中國企業聯合會和企業家協會20xx年5月20日至23日廣東省珠海市150人
會議收入預算
收入項目金額備注會務費收入50000科研經費100000國家經費100000贊助費100000合計350000會議支出預算
支出項目金額開支標準資料印刷費20xx會議場地租金40000，8000一天設備租金30000，會議籌辦費20000，住宿費120000，200元的商務間，餐飲費54000，每人每餐30元，交通費36000，鮮花，條幅，網絡，投其他5000影儀，合計307000預計會議結余43000
3、擬定會議的應急方案：關于人員，場地，設備，資料，健康與安全，與會者返程的問題做出具體的應急方案。
4、協調，協調會議資源與各部門工作，處理各種常態與非常態工作
5、會議總結與評估
6、會議經費結算
（二）企業家協會負責工作
（1）與中國企業家聯合會確認邀請參研討會單位名單，落實具體參會人員行程安排。
（2）珠海市政府領導邀請
（3）新聞媒體邀請工作
（4）其他城市分會領導邀請
會議籌備方案2
一、會議主題
面對機遇，20xx年上半年銷售部門面對市場的需求和競爭做出的一系列經營措施，并取得突出成效。挑戰未來，為了在下半年里取得更大的突破，我們要總結前期工作的經驗，齊心合力，共同探討、研究制定新的方案銷售方案以適應市場變化的需求。
二、會議的時間、地點
會議時間：
20xx年9月26日
上午9：0011：30
下午3：005：00
會議地點：
華天大酒店會議廳406
三、參加會議人員
參加會議的人員包括：總經理、副總經理、銷售部的管理階層全體職員、各部門主要領導人員
四、會議議程
會議由副總經理主持
上午：
(1)銷售部部長對上半年的銷售情況做出總結
(2)總經理對這半年的銷售情況和相關報告
(3)其他部門人員代表對這半年來的主要工作進行總結
作，會議過程中茶水的準備，購買會議需要的設備等。包括臺灣方面人員的到達江蘇，及我方人員的.來往。負責人：周麗敏
七、接待規格
對等接待
八、會議材料的準備
銷售部的銷售報告表
總經理的報告
各部門代表的報告
副總經理的總結報告
公司上半年的銷售計劃和銷售總結表
九、會議經費預算
捌萬柒仟叁佰元整。
會議籌備方案3
一、會議主題：
xx公司20xx年工作總結暨表彰大會
二、會議時間：
20xx年2月1日
三、會議地點：
四、與會人員：
公司全體員工
共計 約150 人。
五、議程
(一)請董事長先生致開幕詞
(二)文藝表演+抽獎
1、文藝表演及主持人外聘公司負責
2、抽獎設立特等獎一名，一等獎5名，二等獎20名，三等獎30名。
3、獎品設置待議
(三)晚宴
1、董事長致祝酒詞
2、共進晚宴
六、會務工作人員安排
七、會務工作安排
1.會場布置
2.抽獎安排
⑴由專門人員負責專地專放，專人發放。
⑵操作程序：現場領獎或晚宴后領獎，憑抽獎券副券到指定地點領取
3、就餐安排
⑴席位：共15 席，分公司領導席、員工席。
⑵標準： 1200元/桌(不含酒水)
4、物料準備：現場抽獎獎項設置：
特等獎1名，獎品：
一等獎5名，獎品：
二等獎 20 名，獎品：
三等獎 30 名，獎品：未獲得獎品的參會人員將紀念品一份。
5、交通安排
⑴領導用車由公司統一安排 ⑵員工來往自行安排
八、費用預算：
略。
會議籌備方案4
原相煤礦20xx年第一季度安全工作總結會籌備方案一季度，我礦在安全管理上認真貫徹落實上級領導指示精神，深入開展安全工作，嚴格執行相關規定，堅持按照質量標準化要求建設礦井。為進一步提高我礦安全管理水平，力爭把我礦建設為本質安全型礦井。根據礦領導意見，擬召開第一季度安全工作總結會，現制定會議籌備方案如下。
一、會議時間和地點
20xx年x月x日上午8:30，會期半天；聯建樓五層會議室
二、參加人員
礦各科室、區隊班組長（包括班組長）以上管理人員。
三、會議議程
會議主持人：安全副礦長張世寶
（1）安全副礦長張世寶致開幕詞。
（2）安全副總王金華做第一季度安監科安全工作總結報告及第二季度安監科安全工作計劃。
（3）安全副礦長張世寶做第一季度全礦安全工作總結報告第二季度全礦安全工作計劃。
（4）安全副礦長張世寶宣布第一季度安全工作先進集體及表彰決定。
（5）礦長李永平對第一季度全礦安全工作總結報告及第二季度全礦安全工作計劃的建議和要求。
（6）安全副礦長張世寶針做會議總結發言及致謝幕詞。
四、會務工作
（1）會議通知由安監科負責，邀請安監局及公司領導由礦辦公室負責。參會人員簽到表由安監科負責。
（2）會標：橫幅：原相煤礦20xx年第一季度安全工作總結會議。條幅：認真貫徹落實《礦長保護礦工生命安全“七條規定”》、嚴格執行煤礦瓦斯防治工作“十條禁令”“八項規定”。由礦辦負責制作。主講桌放置鮮花由礦辦公室負責。
（3）會前對會場音響效果、燈光進行全面測試，確保燈光、音響正常，由礦辦公室負責。
（4）參會領導安排主席臺桌椅，各副礦長、副總、科室區隊負責人在觀眾席前排就座。其他人員一次就座。
（5）會場安排3名服務員負責茶水服務，發獎儀式安排禮儀小姐，由礦辦公室負責。
（6）安監局及公司領導進會場座位引導由礦辦公室負責，會議照相、錄像、錄音由礦辦公室負責。
（7）會議結束后安排安監局及公司領導用餐，地點在招待所一樓餐廳。
（8）會議宣傳、板報由企管科負責。
五、會議要求
1、參加會議人員必須提前15分鐘到場，不得遲到早退。
2、因特殊情況確實無法參會的人員，應提前向上級領導報批。
3、會議期間要求集中精力、認真聽取發言，不得交頭接耳。并做好記錄。
4、參加會議人員必須保持會場衛生，不得亂扔煙頭等雜物。
5、手機關機或設置靜音狀態，不接打電話，不玩手機。
6、嚴格遵守會場紀律，不得大聲喧嘩，無特殊情況不準隨意走動。
會議籌備方案5
一、認真領會會議籌備方案的基本特點
1.預演性。會議籌備方案是會議過程的預演，為了確保會議順利舉行，需要會議工作人員通過設想和策劃，將會議計劃全過程可能發生的事項預先安排出來，形成相對嚴謹周密、可資指導實施的文字方案，以便統籌布置會議各項事宜。
2.周全性。會務工作是一項復雜的系統工作，一個會議特別是大中型會議往往涉及的點多面廣，籌備組織工作稍有疏忽就會出現不可控因素而發生難于彌補的錯誤，造成不良影響，因此，在制定會議籌備方案時，要充分考慮方方面面的內容，只有細節考慮具體、安排到位，在做會務準備工作時才能有條不紊、主動從容。可以說，擬定一份考慮周全、細致縝密的會議籌備方案，是做好一切會務工作的前提和基礎。
3.可操作性。制定會議籌備方案其目的是通過明確會議所需的人、財、物以及時間、地點等要素，細化具體事項及責任人、完成時間等，用以指導做好會議籌備工作，方案應當是具體詳實的`、操作性強的，否則就失去了方案的作用和意義。
二、全面掌握會議籌備方案的格式要素
會議籌備方案一般由標題、正文、尾部組成。
1.標題
標題一般由會議主辦單位名稱、事由和文種構成，如例文標題《××集團公司20xx年工作會議籌備方案》，再如《××學院三屆一次職工代表大會籌備方案》；也有的標題省去單位名稱，由事由和文種構成，如《××會議籌備方案》。
2.正文
正文部分是方案的核心。一般因會議性質、規模等的不同，會議籌備方案的內容也有所區別和側重，但主體要素不能缺少。至少要包括但不限于寫明會議目的、任務、主題、時間、地點、參會人員范圍、日程、議程、會議設備、文件資料、會務分工、會議經費等，一般分條列項寫出。如例文中，方案對會議主題、時間、地點、規模、主持人、日程、會場布置、會議材料準備、餐飲住宿及接送站安排、會議通知、會務工作分工及進度、會議經費預算等作了詳細計劃，對單位領導、會議籌備人員和參會人員都具有較強的指導作用。有的大型會議還可以建立專門的會議籌備領導機構及工作機構，制定會議安全保衛工作及應急處置措施、媒體接待計劃和宣傳報道方案等。
3.尾部
落款處一般署上擬定會議籌備方案的單位名稱和簽署日期，必要時應加蓋單位公章。
三、充分考慮會議籌備方案的注意事項
有些人往往對會議籌備方案不置可否，認為是可有可無、無關緊要的文件。事實上，編制會議籌備方案是一項系統性很強的工作，需要注意的事項很多。一份考慮細致全面的會議籌備方案，是整個會議的綱領性文件，其作用是不容小覷的，往往能確保會議的周密組織，確保會議服務質量和溝通協調到位，確保領導意圖得以貫徹執行，從某種程度上決定了會議的成效和質量。實際工作當中，有些會議還需向上級機關請示核準，會議籌備方案可作為上級審核批準的重要依據；有些會議需向聯辦或與會單位通報籌備情況，以便做好必要的準備，此時會議籌備方案又可起到周知信息的作用。從這個角度來看，就不難理解編制會議籌備方案的重要性了。
因此，秘書人員在制定會議籌備方案前，要明確領導意圖，弄清籌備方案的目的、意義和要求，以便有的放矢地擬定方案。方案制定過程中，要反復多次與領導及有關方面商定和征求意見；對經費的把關要精打細算，不可太松也不可太緊，既不能過于鋪張浪費，也不能影響會議效果。方案擬定后，要報經領導審核和批準，并及時召開會務工作會議，明確分工和時間節點，必要時可以進行會議模擬演練，以便發現問題，查漏補缺，進一步優化籌備方案。
特別是臨近會議召開前，要組織對會議籌備工作情況進行現場檢查驗收，預先制定現場檢查路線，確定現場檢查重點，制作檢查表單，以便現場檢查時逐一查驗核對，對未達到檢查要求的項目及時提出整改和修訂意見等。檢查驗收的主要內容包括：會議準備是否充分，會議環境條件是否具備，會議文件材料、用品準備、會議設備調試、會場布置等是否到位，以及會議應急預案、會議安全保衛工作是否就緒，會議期間能否排除各種干擾等。
總之，對會議籌備情況進行檢查的過程，同時也是對會議籌備方案的齊備性、嚴謹性等再認識、再完善的過程，對會議籌備工作者改善工作方法、提高方案質量具有重要的實踐意義。
會議籌備方案6
一、會議主要任務
以會議精神為指導，以科學發展觀為統領，進一步傳達貫徹三級檢察長會議和xx會議內容，認真回顧總結全局年度的各項工作，表彰在工作中涌現出來的先進集體和先進個人，研究部署全院新年重點工作，動員廣大干警，團結奮進，開拓創新，再接再厲，為推動全院各項工作再上新臺階而努力奮斗。
二、會議時間、地點
擬于x月x日（星期五）上午8：30在院六樓會議室召開。
三、與會人員
1、邀請區委有關領導參加并講話（政法委等領導）
2、院黨組成員；
3、本院全體干警；
4、受表彰的`先進集體和個人代表。
四、會議主持
建議會議由xx主持。
五、會議議程
1、由宣讀表彰決定；
2、為先進集體和先進個人代表頒獎；
3、院黨組書記、檢察長xx總結年度工作，部署新年度重點工作任務；
4、區委有關領導作重要講話。
六、會務分工
建議會議由牽頭籌備，成立材料組、后勤組和組織組三個小組。具體人員及分工如下：
1、材料組：負責起草會議材料、報送有關領導審閱（特別是區委領導講話的審閱）、印制材料。組長由擔任，成員。
材料主要有①檢察長講話②區委領導講話③表彰決定（院文件形式）④主持詞
2、后勤組：負責會場籌備。組長由xxx擔任，成員為xxx。
主要工作內容：
會前：
①會議通知②會場衛生③會標制作④核實區委哪些領導出席⑤主席臺桌簽打印及擺放⑥音響效果檢查⑦獎牌準備及受獎人員座次安排。
會中：
①茶水服務（包括接待室）②照相、攝像③頒獎中間音樂響④頒獎獎牌準備及傳送（要排練）。
會后：
①車輛安排②就餐安排③紀念品發放
3、組織組;組長由xxx擔任，成員4人。
①安排專人接送領導，
②邀請電視臺報社等記者參加會議，并安排專人接送
③信息宣傳圖片報送（市院、區委、媒體）
④督促前兩組工作進度
會議籌備方案7
一、前言
說明會議召開的背景、目的和意義。
二、會議名稱
宏利總公司長沙分公司××新產品推介會議
三、會議召開的時間、地點
自擬
四、會議主題
用動賓結構句式概括說明（兩句）
五、會議規模
人數
六、會議議程
會議議題的程序化（表格）
七、會議日程
將會議的`全部內容（包括參觀和文娛活動）分解安排在會期幾天的各單元（如分上午、下午、晚上）或時數（幾點至幾點）內，以簡短的文字表達，制成表格。可以附表形式列后。
八、會議籌備分工
一般作如下分工：秘書組、接待組、宣傳組、后勤組、保衛組等。
確定小組負責人，組員，工作職責，工作任務落實到人。
九、會議經費預算
會議經費開支的主要項目——文件資料費、郵電通訊費、會議場所租用費、會議辦公費、會議宣傳交際費、會議住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費、會議期間各項活動的開支（如車輛租用）、其它費用（不可預計費用）。
可以表格形式列出。
審核的方式——將部分費用的細目表一并上交；對經費把關。
十、落款
制發部門、日期
具體實施：
收集會議召開的相關信息，在計算機上擬寫該會議籌備方案。
今業公司長沙分公司TMD型手機推介會議籌備方案
為了滿足廣大客戶的需求，今業公司長沙分公司研發了適應90后消費群體TMD型手機。
會議籌備方案8
一、能夠制定大型專業會議的籌備方案
(一)方案的制定
1、確定會議主題
無論組織什么樣的會議，都有會議主題，特別是組織大型會議，必須明確會議要研究解決什么問題，達到什么目的。
會議主題的確定的主要方法主要實際一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。
2、確定會議的時間和地點
會議時間包括會議實際進行時間和會議過程中的休會時間。會議地點選擇的重點是會場大小適中，會場地點適中，環境適合，交通方便，會場附屬設施齊全。
3、確定會議的規模
會議的規模主要指，會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務人員)的總體數量，會議規模由會議的組織者根據實際情況掌握，以嚴格控制規模為原則。
4、確定會議議程
會議議程包括會議主持，會議典型發言(或重點發言)、會議討論、會議講話、會議總結。確定會議議程的方法主要一是根據到會主要領導的情況，確定會議主持人；二是根據會議的主題，確定會議發言人；三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據會議規模，確定討論方式；四是根據會議擬達到的目的，安排主要領導做好會議的總結。
5、確定會議文件和材料的準備
包括大會的主報告；大會發言單位的材料；會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點、作息時間表、會議的參閱文件和相關資料。
6、確定會議組織和分工
這里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實。包括與會議有關的每項組織工作，每一個工作環節都必須有專人負責，責任到人，并明確任務和要求。會議組織分工包括文件起草和準備、會務組織、會場布置、會議接待，生活服務(含娛樂活動安排)、安全保衛、交通疏導、醫療救護等。
(二)注意事項
1、明確領導意圖，弄清籌備方案的目的、要求和意義，以便制定。
2、反復多次與領導和有關方面商定、必要時通過開聯席會征求制定的意見或方案。
二、大型會議籌備方案(案例)
(一)學習目標
熟悉大型會議籌備方案(案例)。
(二)具體方案的擬寫
××市經濟工作會議安排方案
1、會議主題：
貫徹落實中央經濟工作會議精神。重點是討論研究全市經濟發展的一些突出問題，分析原因、理清思路、確定重點、提出對策，做好明年的工作。
2、會議的時間、地點：
擬定于×月×至×日(4天)，在“秘書工作”×招待所召開。×月×日下午或晚上報到。
3、會議規模：
1、參加會議人員(正式代表)；
2、特邀代表和列席人員：工作人員(含服務人員)共計××人。
4、會議議程：
會議由市委書記、市長分別主持。
第一天大會由市長主持，聽取市部分綜合職能部門關于本年度工作總結和貫徹中央經濟工作會議精神的具體措施的發言；
第二天分組討論(圍繞會議確定的討論題目進行)；
第三天繼續分組討論；
第四天上午繼續分組討論，下午大會由市委書記主持會議，市長作會議總結，書記講話。
5、會議材料準備。
(1)大會發言單位材料；
(2)會議日程表、參加會議人員名單、主席臺座次安排、分組名單(分組討論地點)、討論題目、作息時間表；會議須知等；
(3)會議參閱文件。
6、會務工作由市委辦公廳、市政府辦公廳負責(具體分工略)。
附：(1)會議通知(包括會議材料準備通知)
(2)會議日程表
(3)參加會議人員名單
(三)注意事項：方案擬定后，須報經領導審核和批準。方案一經批準，需作下列工作：
(1)召集會務工作會議，明確分工。主要分工有：文件起草包括(文件準備)；會務服務(住宿安排)生活保障，宣傳報到、交通疏導、醫療、保衛等，經費預算。
(2)草擬材料準備通知
(3)選定會場，并布置會場(包括會標)
(4)準備會議所需用品
(5)會議材料準備。
三、領導辦公會議和大型會議的組織工作
(一)學習目標
掌握領導辦公會議和大型會議的.組織工作
(二)會議的組織
1、領導辦公會議的組織工作
議題安排。對于需要提請辦公會議討論決定的事項，一般應交秘書長(辦公室主任)匯總，集中同有關領導研究后作出安排。會議議題除特殊情況外，應提前兩天、重大議題提前十天通知與會人員，有關材料盡可能隨通知印發。
會務人員應做好議題的準備工作。
一是平時做好議題的調查、敦促工作，使有關方面早做準備；
二是議題(多表現為文件)提出后，做好閱審協調工作，對不成熟的和需要與有關方面協商的提出意見；
三是做好安排方案。這樣，才不至于例會已到還無議題，也不至于議題成堆，會議議不了。同時還可避免把不成熟的議題拿到會議久議不定，浪費時間。
發送會議通知。提前印制會議材料與安排會場。在領導確定會議時間和內容后，要及時發出會議通知，明確會議的時間、地點、出席人、討論議題等內容。秘書部門要提前打印或復印出會議需要討論的文件材料，根據要求提前或會上發給與會者。要事先安排布置好會場。會議組織。辦公會議必須有半數以上成員出席方能召開。會前要做好簽到工作，會中作好會議記錄，會后要及時撰寫會議紀要。
議定事項的催辦與反饋。會議議定的事項，可由有關領導主持分解到有關部門落實辦理。也可指定專人負責催辦并收集情況，可按照紀要，填寫有關事項催辦卡片，或派專人調查了解。辦理事項及時向有關領導反饋，并按月、季作出總結報告，綜合向領導匯報。重要問題可分多次反饋，使領導及時了解辦理情況，會議文件的管理。辦公會議的記錄有關文件必須妥善保管，建立嚴格的管理及查閱批示制度。
2、大型會議的組織工作
召開這類會議有完整的過程與程序，一般可以分為三個階段。
(1)會前準備階段
會前準備階段的會務工作主要有：
第一，了解、掌握有關情況，確定會議主題，明確通過開會要解決什么問題。
第二，起草文件材料，組織發言文稿。
第三，確定與會者并發送通知，要把會議的內容、時間、地點、對象和注意事項通知有關單位和個人，使有關的單位和個人及早作好準備。
第四，做好行政性事務的準備工作。先安排好與會人員的接待工作，包括交通、食宿、醫療和參觀訪問等。
(2)會議進行階段
會議開始后，首先要檢查、核對與會人員，特別是立法性質的會議，還要進行代表資格審查，發現問題要采取措施，妥善安排。
匯總情況，編寫簡報。匯總情況包括分組討論情況，整理提案，送給大會主席團或提案審查委員會。編寫會議簡報，要少而精，供領導掌握會議進程和存在的問題，以便及時部署工作，使會議健康發展。
做好會議記錄，包括大會報告、小組發言等。
(3)會議的結束階段
回收有關文件。根據保密原則，該收回的收回，該匯總的要及時匯總。
整理會議記錄。及時整理會議記錄，然后根據需要形成決議或會議紀要。
立卷歸檔。把會議前前后后產生的有關文字、聲像材料進行分類歸檔。
(三)注意事項
1、組織會議要明確會議的主題，按擬定的方案組織。
2、注意會議的階段性工作，不同階段有不同的組織工作。
會議籌備方案9
一、會議前準備工作
1、會前所需準備的文件：會議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅（一般由會議承辦賓館制作）、會議背景PPT、房間號碼表、會務資料領取表、會議資料、報到處。各文件具體形式如附件。
2、會前準備工作流程
2.1、會議的計劃：
（1）確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預期取得的成果等。
（2）確定會議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點、議程等。
（3）決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。
2.2、確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發給各參會人員。會議流程策劃方案(1)議程表。
將會議議題按照內在聯系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發給與會人員。
（2）日程表與作息時間表。
會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。
2.3、會議成本預算。
會議的成本=場地租借費+文件資料費+交通費+食宿費+活動費+服務人員的工資+咨詢勞務費。
2.4、準備會議資料。
（1）開幕詞、工作報告、發言稿等
（2）會議所用的技術性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調度表等。
2.5、發送會議通知及接受回執。
（1）會議通知：本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。
會議通知可采用郵寄（包括電子郵件）、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發送書面通知或邀請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。
（2）回執：為準確統計與會人數，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附回執。
回執的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前發送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。
2.6、會場布置，會場根據與會人數選擇適當場所，具體要求如下：
（1）會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應與人數相適應。按地區、系統、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。
（2）主席臺席位。
第一排的正中為首席。其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低。前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。
（3）會場設施。
會場的所有設施必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試（如擴音器的音量大小），以免臨時發生故障或出現差錯。
2.7、其他準備
會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會場外應有醫護人員值班。同時應準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。重要會議應有安全保衛人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送資料、紀念品等，必須提前做好準備。
二、會議期間工作
1、會議期間需準備的文件：。
2、會議期間的工作流程
2.1、在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。
2.2、做好來客接待工作，確認和分發房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
2.3、會場桌椅擺設確認：燈光/音響/麥克風/銀幕/講臺/幻燈機/投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。
2.4、會議現場：專人負責參會人員的引領，簽到，分發會議資料。
2.5、專人負責會場的協調事務工作（包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發放以及會場溫度控制等）。
2.6、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
2.7、協調會議期間的交通工具的安排。
2.8、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯系，出現突發事件能以最短的時間解決。
三、會議后續工作
1、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。
2、會議后的工作流程
2.1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
2.2、會議的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2.3、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總，總結工作及印刷發放代表通訊錄。
2.4、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
2.5、歡送代表工作。
2.6、會議費用的結算工作。
四、人員職責
1、會務負責人
1)聯絡協調
—對內負責與所領導及各科室負責人的溝通，制定會議計劃書及工作進度表，確保會議順利完成；
—對外負責與各參會領導及參會人員之間的聯絡，確認人員名單及行程安排；
—協調會務工作人員的活動。
2)制定會議方案并實施
—負責擬定和調整會議方案，會議組織程序，并上報相關領導審核；—負責協調各職能組分工，并確認工作安排和進程。
3)會場及住宿安排
—負責會議酒店（場地）接洽、預訂及協議簽訂；
—負責會議期間與會人員的食宿等問題的安排。
4)負責審核會議對外的文本資料內容及相關合作協議
—各類資料內容的確認審核；
—確定印刷地點；
—會場布置的審核。
5)制定可行性預算
6)同會議發言人及各位貴賓聯系
2、會務助理
1)各類文本的起草、修改，資料的編排、制作
—根據會議的要求，負責會議通知書的設計、制作及印刷；
—負責會場背景效果圖的設計與制作；
—代表證、餐券的設計與制作。
2)負責重要人員的'聯絡事宜
—負責重要人員的行程安排的聯系、確認；
—負責重要人員的機(車)票的預訂；
—負責重要人員的專人接、送及陪同安排；
—負責重要人員在會議期間的用車安排。
3)負責與會代表聯絡事宜
—負責會議通知書的寄發及確認回執工作；
—負責會務資料的收集、確認并輸入數據庫；
—如會議信息有變，負責與與會代表聯系，及時告知。
4)負責會場的管理工作
—負責會場及儀器設備的管理；
—提前做好儀器設備的調試工作；
—負責會場影像/通訊的管理（計算機、PPT資料收集匯總、同傳設備等）；—確保會議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及__。
5)負責交通管理及安全措施
—負責用車計劃；
—負責確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。
6)負責會場安全保障工作
—負責對可能存在和未知的安全隱患進行檢查并制定解決方案
7)會務帳務管理
—會前負責制定收入、支出預算表
—會后負責制作收入、支出明細表
—負責會務費用分配方案的制定、上報及落實
3、應急人員
1)負責資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發。
2)負責參會人員的引領、接待。
3)負責就餐秩序的控制。
4)負責會中其他應急工作。
會議籌備方案10
為了滿足廣大客戶的需求，今業公司長沙分公司研發了適應90后消費群體TMD型手機。為了讓產品順利進入市場，增大銷量，特舉辦TMD型手機推介會議，現擬定會議籌備方案如下：
一、會議名稱
今業科技發展有限公司長沙分公司TMD型手機推介會
二、會議召開時間、地點
時間：
20xx年11月11日12日，會期二天
地點：
長沙通程大酒店
三、會議主題
推介產品，擴大影響，增加銷量，占領市場
四、會議規模
參會人員為全國各地分銷商(經銷商和代理商)共180人
五、會議議程
1、今業公司長沙分公司鄧曉總經理致辭
2、今業公司長沙分公司分管銷售的王虹副經理宣讀20xx年優秀銷售商名單
3、優秀銷售商代表發言交流經驗
4、今業公司長沙分公司產研部劉曉紅部長介紹新產品
5、今業公司總公司分管銷售的鄧小商副經理就各地資源分配及客戶優惠政策講話
6、今業公司總公司鄧仁總經理為現場訂貨會致辭
7、現場簽訂合同
六、會議日程
詳見附表1：《今業公司長沙分公司TMD型手機推介會日程安排》
七、會議籌備分工
(一)會務組
小組負責人：張蘭
小組成員：王琴何丹
職責：
1、制發會議通知;
2、準備會議文件：領導(鄧曉總經理、鄧仁總經理)致辭，優秀銷售商名單，優秀銷售商代表經驗介紹材料，劉曉紅部長介紹新產品發言稿，鄧小商副經理發言稿，訂貨合同，會議日程表，會議須知;
3、制發會議證件：來賓證，記者證，工作人員證。
4、撰寫新聞文稿，經領導審定后，向媒體發送。
(二)后勤接待組
小組負責人：劉梅
小組成員：周平何元
職責：
1、會前接站。
2、報到時簽到，預收會務費，來賓住宿與就餐安排，會議證件發放。
3、會議入場時的簽到。
4、會議有關文件的裝袋與發放。
5、會間交通安排。
6、會間醫療衛生工作。
7、會務費的'結算。
8、代為與會者訂返程機票，車票。
9、會后送站。
(三)宣傳保衛組
小組負責人：李巧
小組成員：陳雄
職責：
1、準備會議用品，布置主體會場與產品展覽廳
2、聯系長沙各大媒體，邀請各大媒體記者出席
3、做好會間的安全保衛工作
4、清理會場，保管可再次使用的會議用品
八、經費預算
詳見附表2：《會議經費預算明細表》
會議籌備方案11
一、會議時間：
20xx年7月15日10:00-11:00
二、會議地點：
二樓辦公室
三、參會人員：
張經理、王經理、朱適、段玉紅、張帥、李琴、邱偉恒、劉珍娣、譚玲。
四、會議主持：
張經理、王經理
五、會前準備工作：
1、根據領導的會議要求，確定出會議議題。
2、利用電話、郵件等通訊工具通知參會人員參會時間，地會議流程策劃方案點，同時告知參會人員會議的名稱及內容，以便參會人員整理好相關資料，做好充足的準備工作。
3、組織各參會人員按時到場，明確自己所在職位的工作職責范圍。
4、制作出會議的各項日程，編排好會議的相關程序，制定出一系列的注意事項，根據這些注意事項作出相對應的應急方案。
5、會場的布置要充分反映會議主旨，簡明扼要，突出重點。
（1）會場要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。
（2）會場要安放一臺投影儀，以便更好的反映出會議的核心問題，同時用數據的形式更能直觀展現出該問題的實質，有針對性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。
（3）確定好明確的會場區域后，再對會議桌的擺放形式進行調整。
（4）會場還要對主席臺位置做一個明確的設定，在設定好位置后，落實主席臺的領導人，再進行一一安排座次，并告知參會人員所在座次的編號，根據編號設置發言席，再設定的發言席上擺放席簽、話筒，在開會前期要對話筒進行試音，確保話筒的音質。
（5）還要注意的是會場的環境對會議的開展也起著至關重要的作用。會場的燈光照明設施，通風效果，錄音、錄像的`好壞直接決定了本次會議的成功與否，因此要對這些設施設備進行細致的檢查。
（6）為了讓會議的氣氛不會顯得那么緊張，可以在會場內擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。
6、后勤部門要對參會人員提供一些輔助性的幫助。比如：水、食宿、用車、醫療保健、安全保衛等。
7、開展此次會議還要考慮對會議做好會議發言、投票、發獎、集體照相等一系列的準備工作，以確保會議不會因為某些環節而影響會議的正常舉行。
8、把所有會前準備工作做好后再對其進行重新檢查一遍，最后向領導匯報工作。
六、會中的服務與組織
1、工作人員要提前1小時到會場，仔細檢查會場前期的準備情況，確保沒有遺漏的環節。
2、完善簽到工作，準確了解參會人員的到場情況，尤其是主席臺領導人及發言人是否到齊，對還沒有到的參會人員進行二次通知，詢問原因，對已到場的參會人員發礦泉水，并進行材料的分發工作。
3、按照原計劃的編排方式讓參會人員從前往后依次就座。
4、后勤部門維持好會場秩序，參會人員提前5分鐘進會場就座，與會議無關的人員及時離開會場，并關閉會場大門，在開會期間手機調成震動或靜音，不準擅自離開會場，不準接電話，保持會場的安靜。
5、行政人員在開會期間要做好會議記錄，寫好會議簡報。
6、為了弘揚公司文化，在開會過程中安排專門人員進行現場拍照，會后可將這些圖片放至網上，做后期公司文化的宣傳，同時為了加深參會人員之間的友誼，對參會人員組織照相。
7、行政接待人員為參會人員提前預定返程車票、火車票、飛機票等。
七、會后會場的收尾工作
1、會議結束后，檢查所帶工作資料和物品（包括會簽）是否全部帶齊。
2、根據參會人員離開的時間，安排工作人員對參會人員進行護送。
3、回公司后及時對此次會議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。
4、為了讓此次會議開展的更有意義，可以安排新聞媒體對此次會議進行全方位的報道。
會議籌備方案12
為總結20xx年政府系統辦公室工作，表彰先進，激勵斗志，全面提高20xx年全縣政府系統辦公室工作效率，推動政府系統辦公室工作再上新臺階，更好服務全縣跨越發展大局，經研究，定于20xx年2月xx日召開全縣政府系統辦公室工作會議，現制定籌備方案如下：
一、會議名稱：
全縣政府系統辦公室工作會議
二、會議時間、地點：
時間：暫定2月下旬
地點：縣勞動局四樓會議室
三、參會范圍：
參照20xx年全縣政府系統辦公室培訓班參會人員，初步確定參會范圍如下：
1、縣領導：夏培劍(縣委、常務副縣長);
2、開發區和鄉鎮：開發區管委會、各鄉鎮分管領導，辦公室主任(28人);
3、縣直單位：縣直及駐惠有關單位分管領導，辦公室主任(160人);
4、受表彰的政府系統辦公室工作先進個人(待定);
5、縣政府辦公室全體同志(40人)。
共計260人左右。
四、主持人：
王良耕(縣政府辦公室主任)
五、會議議程：
1、縣政府辦公室副主任、應急辦主任李煒東宣讀表彰決定;
2、頒獎(根據主席臺就座領導分組進行);
3、表態發言;
(1)胡集鎮政府辦公室
(2)辛店鄉政府辦公室
(3)農業局辦公室
(4)發改局辦公室
(5)河務局辦公室
(6)電信公司辦公室
4、縣委、常務副縣長夏培劍作重要講話。
六、責任分工：
(一)會議由縣政府辦公室主辦，縣政府辦公室主任王良耕、副主任李長寶負責牽頭協調。
1、秘書科負責通知下發、會議簽到跟主席臺服務(根據評選領導小組評選的先進單位和個人，通知相關人員參會);
2、調研室負責會議主持詞、講話、表彰決定及會議發言材料的起草和把關，印發《關于對20xx年全縣政府系統辦公室工作先進單位和先進個人進行表彰的'決定》;
3、政務接待科負責會場布置(會標、鮮花、席位簽、發言席、話筒)、獎品購置(獎牌、證書)、座區劃分(分為鄉鎮、縣直部門、領獎區三個部分)及引領、頒獎安排、就餐;
4、機關服務科負責會議車輛的安排調度，會務安排兩輛機動車;
5、政府 網站、電視臺、新聞中心記者各1名負責新聞報道;
6、縣廣電局安排專人負責音響。
會議籌備方案13
為了滿足廣大客戶的需求，xx公司研發了適應90后消費群體TMD型手機。為了讓產品順利進入市場，增大銷量，特舉辦TMD型手機推介會議，現擬定會議籌備方案如下：
一、會議名稱
xx公司TMD型手機推介會
二、會議召開時間、地點
時間：20xx年11月11日—12日，會期二天
地點：xx大酒店
三、會議主題
推介產品，擴大影響，增加銷量，占領市場
四、會議規模
參會人員為全國各地分銷商(經銷商和代理商)共180人
五、會議議程
略
六、會議日程
略
七、會議籌備分工
(一)會務組
小組負責人：xxx
小組成員：xxx
職責：
1、制發會議通知;
2、準備會議文件：領導致辭，優秀銷售商名單，優秀銷售商代表經驗介紹材料，xx部長介紹新產品，xx經理發言，訂貨合同，會議日程表，會議須知;
3、制發會議證件：來賓證，記者證，工作人員證。
4、撰寫新聞文稿，經領導審定后，向媒體發送。
(二)后勤接待組
小組負責人：xxx
小組成員：xxx
職責：
1、會前接站。
2、報到時簽到，預收會務費，來賓住宿與就餐安排，會議證件發放。
3、會議入場時的簽到。
4、會議有關文件的`裝袋與發放。
5、會間交通安排。
6、會間醫療衛生工作。
7、會務費的結算。
8、代為與會者訂返程機票，車票。
9、會后送站。
(三)宣傳保衛組
小組負責人：xxx
小組成員：xxx
職責：
1、準備會議用品，布置主體會場與產品展覽廳
2、聯系長沙各大媒體，邀請各大媒體記者出席
3、做好會間的安全保衛工作
4、清理會場，保管可再次使用的會議用品
八、經費預算
xxxx元
會議籌備方案14
一、會議主題與背景
1、會議主題
深入學習黨的十七大，基層團委書記培訓
2、會議背景
為深入學習黨的十七大精神，使團干部加深對十七大精神的認識和理解，增強貫徹落實科學發展觀的能力，進一步提高團干部的黨性修養、業務素質和服務大局、服務青年的本領，按照市第十二次團代會的部署和《天津市團干部教育培訓三年規劃（征求意見稿）》的要求，結合實施團干部“百千萬”教育培訓工程，團市委組織部和市團校擬定于黨的十七大以后，舉辦“團干部‘百千萬’教育培訓工程暨基層團委書記黨的十七大精神培訓班”。
二、會議日期與地點
1、會議日期：
10月下旬至11月上旬，共舉辦四期，具體時間為：
第一期（青工戰線班）：10月24日—26日；
第二期（青農戰線班）：10月29日—31日；
第三期（城區戰線班）：11月1日—11月3日；
第四期：（學校宣傳戰線班）：11月5日—7日；
每期培訓時間為兩天半。
2、會議地點：
天津市青少年綠色文明基地。（地址：大港區官港港西路699號）
三、主辦單位和承辦單位
主辦單位：天津市團委、天津市團委組織部
支持單位：天津市青少年綠色文明基地
承辦單位：天津市團校、天津青年職業學院
執行單位：天津青年職業學院，各有關部門
四、籌備工作機構及職責
為深入學習黨的十七大精神，使團干部加深對十七大精神的認識和理解，增強貫徹落實科學發展觀的能力，進一步提高團干部的黨性修養、業務素質和服務大局、服務青年的本領，按照市第十二次團代會的部署和《天津市團干部教育培訓三年規劃（征求意見稿）》的要求，結合實施團干部“百千萬”教育培訓工程，團市委組織部和市團校擬定于黨的十七大以后，舉辦“團干部‘百千萬’教育培訓工程暨基層團委書記黨的十七大精神培訓班”為辦好此次會議，現就一些會議事項作如下安排，請各方配合支持。
一.會議機構設置
大會組委會領導小組名單 主任：宿志華 副主任：團委組織部
秘書長：孫紅靈(負責會議各組工作的溝通協調)
組委會下設秘書組、會務組、宣傳組、和機動組、演出組、財務組、保衛組七個工作小組。
1、 會議秘書組組長：孫紅靈
人員：石揚 團委組織部相關人員
2、 會務組組長：基地負責
人員：基地相關人員
3、 宣傳組組長：團委組織部人員：組織部有關人員
4、機動組長：董國良
人員：青年職業學院學生
5、演出組長：董國良
人員：青年職業學院學生
6、財務組長：孫紅靈
人員：石揚及基地相關人員
7、保衛組長：基地人員人員：保衛處
二.任務分解
1、會議秘書組工作職責：負責材料的準備，包括會務須知、領導講話材料、省內參會通知、請柬等，確定會議的內容、時間、地點、日程安排，代表分組，有關文件起草，論文征集、稿件審定、論文匯編等。
（1）參會人員安排
會議回執清單、確定省外省內參會人員
組織部相關人員
擬邀請的嘉賓名單（包括各級領導、雜志、出版社等）
組織部相關人員
嘉賓的電話、傳真邀請組織部相關人員
學術會議指南、會議資料的整理、起草等孫紅靈
（2）會議日程安排 孫紅靈
代表分組名額分配 孫紅靈
開幕式議程 孫紅靈
（3）嘉賓的邀請
講課教授 孫紅靈
各級領導 孫紅靈
（4）起草講話稿
上述工作在20日前完成。
2、會務組工作職責：負責與會嘉賓的報到、收費開票、食宿安排、會議資料的制作、發放、注冊登記、發放紀念品、預訂票、接送站、旅游觀光等接待工作；會場布置、后勤
保障等工作；
（1）接待工作
嘉賓接待、報到、資料發放、登記石揚
收費、開票 石揚
紀念品發放 基地人員
食宿、引導 06級學生
聯系、協調交通秩序、預訂票，旅游觀光孫紅靈
飲食安排 、住宿需要 基地人員
其它后勤保障工作 基地服務人員
（2）學校學術報告廳及賓館學術會議廳等會議布置李晨
兩個會議室主席臺、座牌制作及擺放
學生
學術廳第一排座牌及擺放學生
兩個會議室座位劃分：印刷并發送座位表
兩個會議室兩個會場音響及調試、投影儀
（3）會議資料制作
制作各類標語、會場標語 李晨
制作會議指南等宣傳資料 李晨
會場會標、中心標牌制作 李晨
學術會議指南、會議資料的整理、起草等
會議前5日前制作完成
（4）學校學術報告廳與會領導、專家、學者的引導06級學生
（5）與會嘉賓的.照相和開幕式后的合影 李晨
會場攝像等 湯炎
3、宣傳組工作職責：負責對內對外的宣傳。
對外宣傳：
（1）參會人員安排
會議回執清單、確定省外省內參會人員 組織部
擬邀請的嘉賓名單（包括各級領導、雜志、出版社等）組織部
嘉賓的電話、傳真邀請
（2）嘉賓的邀請 組織部
（3）會議新聞報道總體組織和策劃。包括攝影、攝像，對外媒體邀請、聯絡組織部
對內宣傳：
（1）懸掛各類標語
地點一：基地大門懸掛（歡迎詞）標語湯炎
學生
曹冬樂
行政樓大門
學術報告廳 電子屏
懸掛宣傳標語四條橫幅
歡迎標語、賀信等 基地相關人員
地點二：主樓大門
懸掛（歡迎詞）標語
（2）兩個會議室主席臺：花、桌子
（3）學生座位安排
（4）禮儀隊的安排
4、機動組（聽從組委會的臨時安排）
（1）會場音響設備調試
（2）投影儀、筆記本等的安裝、調試等
（3）討論通知與安排
5、演出組：
1．負責發動、組織、聯歡節目；
2．負責組織、審查、選拔學生節目；
3．負責邀請培訓干部演出；
6、財務組：
1、大會的預算、收支以及帳目管理；
2、大會贊助費、會務費、資料費等的收取管理及會務支出和結算。
7、保衛組：
1、制訂會場安全保衛方案與實施；
2、聯系與協調會議賓館做好與會代表的保安工作；
會議籌備方案15
為了滿足廣大客戶的需求，今業公司長沙分公司研發了適應90后消費群體TMD型手機。為了讓產品順利進入市場，增大銷量，特舉辦TMD型手機推介會議，現擬定會議籌備方案如下：
一、會議名稱
今業科技發展有限公司長沙分公司TMD型手機推介會
二、會議召開時間、地點
時間：20xx年11月11日12日，會期二天
地點：長沙通程大酒店
三、會議主題
推介產品，擴大影響，增加銷量，占領市場
四、會議規模
參會人員為全國各地分銷商(經銷商和代理商)共180人
五、會議議程
1、今業公司長沙分公司鄧曉總經理致辭
2、今業公司長沙分公司分管銷售的王虹副經理宣讀20xx年優秀銷售商名單
3、優秀銷售商代表發言交流經驗
4、今業公司長沙分公司產研部劉曉紅部長介紹新產品
5、今業公司總公司分管銷售的鄧小商副經理就各地資源分配及客戶優惠政策講話
6、今業公司總公司鄧仁總經理為現場訂貨會致辭
7、現場簽訂合同
六、會議日程
七、會議籌備分工
(一)會務組
小組負責人：張蘭
小組成員：王琴何丹
職責：
1、制發會議通知;
2、準備會議文件：
領導(鄧曉總經理、鄧仁總經理)致辭，優秀銷售商名單，優秀銷售商代表經驗介紹材料，劉曉紅部長介紹新產品發言稿，鄧小商副經理發言稿，訂貨合同，會議日程表，會議須知;
3、制發會議證件：
來賓證，記者證，工作人員證。
4、撰寫新聞文稿，
經領導審定后，向媒體發送。
(二)后勤接待組
小組負責人：
小組成員：
職責：
1、會前接站。
2、報到時簽到，預收會務費，來賓住宿與就餐安排，會議證件發放。
3、會議入場時的簽到。
4、會議有關文件的'裝袋與發放。
5、會間交通安排。
6、會間醫療衛生工作。
7、會務費的結算。
8、代為與會者訂返程機票，車票。
9、會后送站。
(三)宣傳保衛組
小組負責人：
小組成員：
職責：
1、準備會議用品，布置主體會場與產品展覽廳
2、聯系長沙各大媒體，邀請各大媒體記者出席
3、做好會間的安全保衛工作
4、清理會場，保管可再次使用的會議用品
八、經費預算
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