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商業信函怎么寫

時間:2022-06-09 00:31:35 信函 我要投稿
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商業信函怎么寫

  商業信函格式

  同其它信函一樣,商業信函也是一種具有習慣格式的文體。商業信函通常由信封、信文及附件3部分構成。前兩部分是必不可少的,而后者則需視具體情況而定。

  1)信封

  (1)信封的種類

  信封有橫式和豎式兩種。用橫式信封時,將收信人地址寫在信封的上方;用豎式信封時,將收信人地址寫在信封的右側,如果位置顛倒了,就會導致投遞錯誤,發信人寄出的信又會給投遞回來。

  (2)信封的內容

  ①收信人地址。用橫式信封時,收信人地址居上書寫;用豎式信封時居右書寫。這部分內容包括:郵政編碼,省、市(縣)、城區、街道、門牌號碼,以及單位全稱和業務部門名稱。收信人的地址要寫得詳細具體、準確工整。注意不要只寫單位名稱而不寫詳細地址,也不要簡化單位名稱,以免誤投。

  ②收信人姓名。一般寫在中間位置,字稍大。姓名后接寫稱呼等,如“同志收”、“先生啟”。初次聯系工作時,如不知對方姓名,或有時為避免因對方業務人員調動工作(或出差)而延誤書信的處理,也可把具體業務部門作為收信人,如某廠“銷售科收”等。

  ③寄信人地址及姓名。用橫式信封時居下書寫;用豎式信封時居左書寫。

  根據郵政部門的規定,郵票一般貼在橫式信封的右上角或貼在豎式信封的左上角。

  (3)國外信封書寫格式。為了便于投遞,對國外商業業務信函,應按國外的習慣格式書寫,國外信封的書寫格式與國內不同,而寄往使用英語的國家和地區的商業信函,其信封書寫格式又分美式和英式兩種:

  ①美式信封書寫格式,一般是在信封左上角寫寄信人的姓名與地址,姓名在上,地址在下;收信人的姓名和地址寫在信封的居中偏右位置,包括:收信人的稱謂(先生、女士、經理等)和收信人的名、姓、門牌號碼和路名、市名、州名、郵政編碼和國名。

  郵票一般貼在信封右上角,航空標志或貼或寫在郵票下方。

  ②英式信封書寫格式,一般是將寄信人的姓名和地址寫在信封的左下角,航空標志或貼或印在信封的左上角;收信人的姓名與地址寫在信封的居中位置,郵票也貼在信封的右上角。注意在寫信封上的姓名、地址時,美國習慣一般都采用齊頭式,就是每一行左面都取齊。英式寫法則多采用縮進式,即每行逐次向右縮進。

  ③為投遞方便,信封上(可在信封左上角或右下角)還標注有關投遞事項,常見的有:

  1)航空(By Air-Mail);

  2)掛號(Registered,或Reg;Regd.);

  3)快遞郵件(Express);

  4)包裹郵件(Parcel Post);

  5)印刷品(Printed Matter);

  6)樣品(Sample);

  7)商業文件(Commercial Papers);

  8)密函(Confidentia1);

  9)親啟,私人信(Private);

  10)贈品(With Compliments);

  11)如無法投遞,請退某處(1fimdelivered,please re-turn to......);

  12)保護退還郵費(Return Postage(Guaranteed);

  13)留存郵局(Post Restitute/Care Postmaster);

  14)無商品價值樣品(Sample(s) of no commercial Value)。

  2)信文

  信文又稱信箋。它記載商業業務的具體事宜,是商業信函的核心部分。信文內容多種多樣,其表達既靈活,又有一定的格式。一般分為開頭、正文、結尾和署名4個部分。

  3)附件

  商業信函常見的附件有報價單、產品介紹或說明書、訂購合同、發貨通知單、產品質量檢驗書等,用以證實信文所寫的各種論點,或作為商業業務往來的確認手續。

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