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文秘人員應具備的素質

時間:2022-11-29 11:40:52 文秘資料 我要投稿

文秘人員應具備的素質

  文秘人員工作涉及面較廣,事務較繁瑣,對完成工作的質量效率也有一定的要求。那么,文秘人員應該具備的基本素質呢?下面是小編幫大家整理的文秘人員應具備的素質,歡迎大家分享。

  1 .行政秘書思想道德素質

  1.1 思想政治素質

  思想政治素質通常包括一個人的政治立場、思想意識、道德品質以及相應工作作風。只有具備良好思想政治素質,才能做好行政管理工作。第一,要具備較為堅定的政治立場。無論任何時候,作為一名秘書人員,無論政治方面,思想方面,乃至于最終行動方面,力求實現和黨中央同步。第二,在紀律遵守方面,應充分具備較高自覺。作為一名秘書,只有遵守紀律,才能保證所有工作順利開展。作為秘書人員,需要時刻貼近領導,幫助領導完成各項工作事務。基于此,應高度自覺,力求做到嚴格要求自我。第三,工作作風力求務實。身為行政秘書,應該具備較好精神面貌,熱愛工作,同時努力探索業務,力求做到工作務實,作風正派。

  1.2 職業道德

  第一,秘書應該忠于職守,對于各項職能,應該學會自覺履行;第二,應該學會充分服從領導,力求真正做好參謀的工作;第三,秘書應該真正兢兢業業,在必要的時候應該情愿成為無名英雄;第四,秘書應該謙虛謹慎、辦事公道、熱情服務;第五,秘書應秉承廉潔奉公的原則,做到遵紀守法;第六,秘書應恪守信用,嚴守公司機密文件資料。

  2. 行政秘書能力素質

  2.1 文化知識素質

  社會發展過程中,所遵循原則就是優勝劣汰。身為一名行政秘書,需要做到與時俱進,對于自身文化素質等,應該持續提高。秘書應該具備完善知識結構,具備良好的文筆,才思力求敏捷。比如:應具備相應管理知識、檔案學知識技能以及一定信息計算機技能,還應充分了解國內政策變動。除此之外,應具備一定工作經驗,擁有相應的社會閱歷。

  2.2 業務素質

  第一,在認知事物能力方面,秘書應具備以下幾點。首先,應具備觀察感知技能。對于秘書而言,只有觀察感知能力較強,才能真正成為有心人。秘書應該善于觀察環境,學會尋求價值信息。只有這樣,才能改變被動局面,形成主動服務意識。其次,應具備是非辨別技能。作為秘書人員,在工作過程中,在領導周圍,無論是提供信息,還是綜合協調工作,乃至于接待來訪其他企業人員,應做到明辨是非,力求實現處理得當。同時,應具備綜合分析技能。作為秘書人員,需要充分凸顯參謀助手功能,應不斷增強自身思維能力,學會運用多種思路來研究同一事物。秘書的隨機應變能力同樣關鍵,由于肩負較多事物工作,因而可能產生諸多意外,秘書應做到遇事不慌、處事冷靜。在問題處理過程中,不僅應該符合原則,同時應該較為機動靈活。

  第二,秘書需具備良好的語言文字運用能力。秘書部門屬于各項工作聯系的橋梁,同時又是信息交匯的中心部門。身為企業秘書,需要具備良好語言文字基礎。在閱讀能力方面,應善于進行閱讀;在試聽能力方面,應學會耐心傾聽,充分理解他人講話含義;在言談能力方面,應做到口齒清晰,說話的時候語速適中,力求實現措辭得體。在寫作能力方面,具備良好文字表達能力,對于秘書人員來說,顯得十分重要。

  第三,秘書應具備一定社交能力。尤其當前社會發展迅速,在人和人之間,交往更加廣泛。身為秘書人員,位于機關中心部門,應在交際能力方面提高,在交際過程中,需要學會獲取信息,展開科學有效的工作。對于行政秘書而言,應該學會社交禮儀,提升協調能力。

  3. 行政秘書心理素質

  第一,應具備十分堅定的意志力。秘書工作屬于較為系統腦力勞動;诖,作為秘書人員,應該鍛煉堅定的意志,具備相應抗壓性以及一定心理承受水平。

  第二,應具有較為隨和性格。秘書人員應該熱情坦率,積極構建融洽人際關系,時刻擁有熱情,在各項工作過程中,更加主動,更加積極向上。

  第三,秘書人員應具備較強自制力。要想成為一名優秀秘書,需要學會控制自身情緒,力求心境平和。在處理問題過程中,盡量保持鎮定和從容。

  第四,秘書人員應具備一定創新意識。在秘書工作開展過程中,具有涉及面廣、靈活性較高的特點,因此,秘書應具備創新意識,打破舊傳統,有效凸顯工作積極性,尋求創造性,做到隨機應變。

  公司對文秘人員素質的基本要求

  作為一名秘書,他一定要是個有責任心的人。這是我們在調查過程中大多數被訪問的領導的`第一個想法。雖然“責任心”是個非;\統的概念,但一位副經理這樣說道:“我認為,一個有責任心的人,他不會是個做事半途而廢的人;一個有責任心的人,他永遠不會失去對工作的熱誠;一個有責任心的人,他辦事領導肯定很放心。”從他對有責任心的人的看法與評價中,我們了解了其中的重要性。不過,這并不是說學歷不重要。現今大多數的領導都有較高學歷,就我們所訪問的幾位領導中,沒有一位是在本科以下的,因此,他們對貼身工作的文秘人員,其學歷要求相對也更高些,一般應在大專以上,最好要有到年的工作經驗,這似乎成了現代企業招聘人才的共識了。當然,作為秘書,不同的秘書工作應具備相應的操作技能,但最基本的也應該具有一些關于文字處理及電腦操作的基本能力。

  想成為文秘人員的職校生,應在哪些方面尤其需加強修養

  職校生踏上社會,參加工作,要去掉學生腔。要加強上面提到的各種修養,要養成行業的行為規范。老總們說,一般秘書的打扮以整潔大方為主,還可適度化點妝,總的看上去要得體,在不同的場合要注意不同的穿著打扮。至于禮儀,許多人認為是一種修養問題,自然作為秘書,能了解這方面的知識,懂得一些禮儀將會為今后的工作及交往帶來更多方便。所以在從學校走向社會之際,要加強這方面的訓練,養成好的習慣。

  經過上述調查,我發現企業公司對文秘人員的要求主要表現在三方面:學歷、工作能力以及一個人的儀表、禮儀。就如一位副總經理所說的:“學歷是一個人良好修養的象征;工作經驗是一個人能力的體現;而儀表、禮儀則是一個人素質內涵及精神狀態的表現!睙o論你今后從事文秘還是其他工作,都請記住以下幾點:學歷,就是求職過程中的敲門磚;工作能力,就是立足于社會的本錢;儀表、禮儀,就是自身,乃至整個企業形象的體現。

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